Breng de huidige stroom in kaart
Noteer vanaf de eerste klantmail welke systemen, bestanden en medewerkers worden geraakt. Markeer waar gegevens opnieuw worden getypt, waar versies zoekraken en waar een aanvraag op antwoord wacht.
Meet minimaal doorlooptijd, actieve bewerkingstijd en het aantal correctierondes. Zonder nulmeting is achteraf niet duidelijk of automatisering werkelijk helpt.
Stap 1: centraliseer aanvraag en bronbestanden
Bewaar mailtekst, PDF, DWG, Excel, Word en aanvullende afspraken in hetzelfde dossier. Gebruik een herkenbaar project- of aanvraagnummer en voorkom dat bijlagen los in persoonlijke mailboxen blijven staan.
Stap 2: structureer alleen wat nodig is
Niet elk gegeven uit een document hoeft een databaseveld te worden. Begin met klant, taal, project, omschrijving, hoeveelheid, eenheid, prijsbron en gewenste uitvoer. Voeg velden pas toe wanneer ze een concrete controle of vervolgstap ondersteunen.
Stap 3: leg prijsregels en uitzonderingen vast
Maak onderscheid tussen algemene prijzen, klantkortingen, vaste afspraken en eenmalige projectcorrecties. Bewaar zowel de voorgestelde basis als de uiteindelijke verkoopprijs. Zo blijft achteraf uitlegbaar waarom een regel afwijkt.
Stap 4: ontwerp het menselijke controlepunt
Bepaal wie hoeveelheden, technische scope en commerciële voorwaarden goedkeurt. Toon bron en voorstel naast elkaar en markeer onzekerheid expliciet. Een ontbrekende waarde hoort geen overtuigend ogend verzinsel te worden.
- Technische informatie bevestigd
- Hoeveelheden en eenheden gecontroleerd
- Prijsbron en korting zichtbaar
- Uitsluitingen en voorwaarden nagelezen
- Bijlagen en begeleidende mail compleet
Stap 5: automatiseer pas daarna de overdracht
Exporteer na goedkeuring naar PDF, Excel of Word, of zet afgesproken gegevens door naar ERP en facturatie. Gebruik bij een koppeling eerst een dry-run en bewaar een auditspoor van wijzigingen.
Meet kwaliteit per aanvraag
Een snel voorstel met veel correcties is geen geslaagde automatisering. Meet daarom veldnauwkeurigheid, correctietijd, aantal ontbrekende regels en verschil met het bevestigde eindresultaat. Gebruik alleen goedgekeurde correcties om patronen te verbeteren.